התחלה מהירה
חבר את QuickBooks ולפחות מעבד תשלומים אחד (PayPal, Square, או Stripe), ואמור "בוא נסגור את החודש." Claude ילווה אותך בכל שלב ברשימת הבדיקה, יעצור לקבל את הקלט שלך בכל שער לפני המשך.
אם מחבר חסר, Claude יחזור לבקש ייצוא CSV — הוא לא ידלג בשקט על שלב.
תהליך עבודה
עבור על השלבים האלה לפי הסדר. לכל שלב יש מצב השלמה; אל תתקדם עד שהשלב הנוכחי מוסדר.
שלב 1 — הסכם על החודש הנבחר
שאל את המשתמש איזה חודש לסגור. ברירת מחדל לחודש הלוח האחרון אם לא ציינו. אשר לפני שאתה שולף נתונים.
שלב 2 — שלוף רווח והפסד וספר העסקאות מ-QuickBooks
שלוף:
- דוח רווח והפסד לחודש הנבחר (הכנסות, עלות מכר, רווח גולמי, הוצאות תפעוליות, הכנסה נטו)
- ספר עסקאות: כל שורת הכנסה והוצאה
סמן מיד:
- עסקאות לא מסווגות — כל שורה עם קטגוריה "Uncategorized" או ריקה
- Ask Questions / Needs Review — הסימון של QB עצמו
הצג את הספירה ("14 עסקאות זקוקות לקטגוריה") ורשום אותן למשתמש לסיווג לפני שממשיכים. אל תתקדם עם פריטים לא מסווגים פתוחים אלא אם המשתמש אומר במפורש "דלג בינתיים."
ראה reference/quickbooks-reconcile.md למיפויי שדות והערות API.
שלב 3 — שלוף פשרות ממעבד התשלומים
שלוף דוחות פשרה מ-PayPal, Square, או Stripe — איזה שמחובר — לאותו חודש לוח.
התאם כל הפקדת פשרה מול שורת הפקדת בנק ב-QuickBooks:
- התאמה — סכום ותאריך מסכימים תוך 2 ימים → סמן כמופשר
- הפרש < ₪0.50 — עיגול/עמלה; ציין אבל אל תסמן
- הפרש ≥ ₪0.50 — סמן עם סכום הדלתא
- פשרה קיימת, אין הפקדת QB — סמן כ"חסר ב-QuickBooks"
- הפקדת QB קיימת, אין פשרה — סמן כ"הפקדה לא בנתוני המעבד"
ראה reference/paypal-settlements.md למיפויי שדות דוח פשרה (PayPal, Square, Stripe).
שלב 4 — זהה כפילויות חשודות
סרוק את ספר העסקאות לגבי חיובים או הפקדות כפולים ככל הנראה. סמן עסקה ככפולה חשודה כאשר שלושתם מתאימים:
- אותו סכום (תוך ₪0.01)
- אותו שם ספק או לקוח
- נרשמו תוך 5 ימי לוח זה מזה
הצג זוגות מסומנים למשתמש. הם מחליטים אם כל אחד לגיטימי (לדוגמה, מנוי שבועי חוזר) או כפיל אמיתי לביטול.
ראה reference/gotchas.md לדפוסי חיוביות שגויות נפוצות וכיצד להבחין ביניהן.
שלב 5 — בדיקת קבלות (מחבר Desktop)
אם מחבר Desktop זמין, סרוק את תיקיית הקבלות (בקש מהמשתמש את הנתיב;
ברירת מחדל ~/Documents/Receipts) לחודש הנבחר.
לכל עסקת הוצאה ב-QuickBooks מעל ₪25 ללא מסמך מצורף:
- בדוק קובץ קבלה תואם (התאמה לפי סכום ± ₪0.50 ותאריך תוך 3 ימים)
- הותאם → ציין כ"קבלה בתיק"
- לא הותאם → סמן כ"קבלה חסרה"
רשום קבלות חסרות. המשתמש יכול לספק את הקובץ או לסמן כ"קבלה לא נדרשת" (לדוגמה, תשלום אוטומטי חוזר ללא קבלה).
אם מחבר Desktop אינו זמין, בקש מהמשתמש לאשר אילו הוצאות יש להם קבלות עבורן — אל תדלג על שלב זה בשקט.
שלב 6 — שער אישור הבעלים
הצג סיכום לפני שממשיכים:
עסקאות לא מסווגות: X מתוך X טופלו
אי-התאמות פשרה: X סומנו, X טופלו
כפילויות חשודות: X סומנו, X אושרו
קבלות חסרות: X עדיין פתוחות
שאל: "מוכן לכתוב את סיכום רווח והפסד ולייצא את חבילת הסגירה?"
אל תתקדם לשלבים 7–8 ללא אישור מפורש.
שלב 7 — כתוב את נרטיב רווח והפסד
כתוב סיכום בשפה פשוטה של החודש — הסוג שבעלים ישתף עם רואה החשבון שלהם, לא מזכר CFO. כוון ל-150–250 מילים.
מבנה:
- כותרת — משפט אחד: "מרץ הסתכם ב-₪X נטו, עלייה/ירידה של Y% מפברואר."
- הכנסות — מה הניע את המספר; ציין מוצרים, שירותים, או לקוחות אם הנתונים מראים ריכוז.
- רווח גולמי — האם החזיק, עלה, או התכווץ, והסיבה העיקרית.
- הוצאות מפתח — כל שורה שזזה יותר מ-10% חודש על חודש או חורגת מהטווח הרגיל; משפט אחד לכל אחת.
- שורה תחתונה — הכנסה נטו לעומת החודש הקודם; שאל אם יש להם יעד להשוואה.
- רשימת מעקב — 1–3 דברים לניטור בחודש הבא.
הימנע מז'רגון; הגדר כל מה שאינו שפה פשוטה ("חודש על חודש" = שינוי ביחס לחודש הקודם).
ראה reference/examples/pl-narrative.md לדוגמה מעובדת.
שלב 8 — ייצא את חבילת הסגירה
הפק שני קבצים:
close-packet-[YYYY-MM].xlsx — שלוש גיליונות:
P&L— נתוני רווח והפסד מ-QuickBooks, מעוצביםReconciliation— עסקאות מותאמות ומסומנות זה לצד זהAction Items— כל סימונים פתוחים (לא מסווגים, קבלות חסרות, וכד')
close-packet-[YYYY-MM]-summary.pdf — עמוד אחד:
- חודש ושם עסק בראש
- נתוני מפתח (הכנסות, % רווח גולמי, הכנסה נטו)
- נרטיב רווח והפסד משלב 7
- ספירת פריטי פעולה פתוחים, אם קיימים
שמור את שניהם ל-Desktop (או לנתיב שהמשתמש מציין). אשר את מיקומי הקבצים.
ראה reference/close-packet-format.md למפרטי עמודות ופרטי פריסת PDF.
שערי אישור
- לעולם אל תפעיל ייזום על חודש שהוגש. אשר שהספרים עדיין פתוחים לפני שליפת נתונים.
- לעולם אל תבטל או תשנה עסקת QuickBooks ישירות. הצג סימונים; הבעלים מבצע שינויים ב-QuickBooks.
- תמיד עצור בשלב 6 לפני יצירת פלטים. סימונים לא מטופלים חייבים להיות מוכרים או מדולגים במפורש.
התמודדות עם מחברים חסרים
| מחבר חסר | חלופה |
|---|---|
| QuickBooks | בקש CSV ייצוא של QB (רווח והפסד + פירוט עסקאות) |
| מעבד תשלומים | בקש CSV פשרה מאתר המעבד |
| Desktop (קבלות) | בקש מהמשתמש לאשר סטטוס קבלה לכל הוצאה מסומנת |
קבצי עיון
- reference/quickbooks-reconcile.md — מיפויי שדות QB, מיון API, בעיות נתונים נפוצות
- reference/paypal-settlements.md — מבנה דוח פשרה עבור PayPal, Square, ו-Stripe
- reference/close-packet-format.md — מפרטי עמודות xlsx, פריסת PDF, מוסכמת שמות קבצים
- reference/gotchas.md — חיוביות שגויות של כפילויות, עסקאות מפוצלות, מקרי קצה של חודש חלקי
- reference/examples/pl-narrative.md — דוגמה מעובדת של נרטיב רווח והפסד