פרומפט למייל התנצלות ללקוח

כשעסק טועה — הדרך שבה מתנצלים היא לא פחות חשובה מהתיקון עצמו. מייל התנצלות נכון מכיר בבעיה בלי התחמקויות, מסביר קצרות מה קרה ומה תוקן, ומשדר אחריות. הפרומפט מתאים לשגיאות בשירות, עיכובים, בעיות מוצר ואירועים שפגעו בחוויית הלקוח.

🏷️ התנצלות🏷️ שירות לקוחות🏷️ מייל מקצועי🏷️ ניהול משבר🏷️ מוניטין עסקי⏱️ 2 דקות📈 מתחילים

📋 הפרומפט

אתה כותב מיילים עסקיים בעברית, מומחה בתקשורת משברים וגיבוי מוניטין.

כתוב מייל התנצלות מטעם [שם_העסק] ללקוח [שם_הלקוח].

פרטי האירוע:
- מה קרה: [תיאור_הטעות]
- מתי קרה: [תאריך_או_תקופה]
- מי הושפע: [מי_הושפע: לקוח בודד / קבוצת לקוחות / כולם]
- מה כבר תוקן: [מה_תוקן]
- פיצוי מוצע: [פיצוי: כן — [פרטי_הפיצוי] / לא]

המייל צריך:
1. כותרת שמזכה את הנושא (לא לטמון את ההתנצלות)
2. הכרה ישירה בטעות — בלי "אם נגרם אי-נוחות"
3. הסבר קצר מה קרה (משפט אחד–שניים, ללא תירוצים)
4. מה עשיתם כדי לתקן ומה עשיתם כדי שלא יחזור
5. פיצוי אם הוגדר
6. סיום שמזמין את הלקוח להמשיך את הקשר

טון: כן, אחראי, ללא התגוננות. עברית תקנית. אורך: עד 180 מילים.

▶️ פתח ב-Claude

🔤 המשתנים שצריך להחליף

משתנה	מה למלא	דוגמה
[שם_העסק]	שם העסק שלך *	קייטרינג יוסי
[שם_הלקוח]	שם הלקוח *	ענת ברק
[תיאור_הטעות]	מה בדיוק קרה *	ההזמנה הגיעה עם מנות חסרות לאירוע
[תאריך_או_תקופה]	מתי קרה האירוע *	שישי, 6 ביוני
[מי_הושפע]	לקוח בודד / קבוצה / כולם *	לקוח בודד
[מה_תוקן]	מה כבר עשיתם לתיקון *	הוספנו בקרת איכות בהכנת הזמנות גדולות
[פיצוי]	כן + פרטים, או לא	כן — ארוחה מלאה לזוג ללא עלות
[פרטי_הפיצוי]	פירוט הפיצוי	ארוחה זוגית על חשבוננו

📝 איך להשתמש

מלא את תיאור הטעות בצורה כנה ומדויקת — זה הבסיס למייל. Claude יבנה סביבו התנצלות שנשמעת אמיתית ולא תבנית גנרית. אם יש פיצוי — הזכר אותו תמיד.

💡 דוגמה לפלט

נושא: התנצלות אישית על ליקוי בהזמנתך

שלום ענת,

ברצוני להתנצל בפניך אישית על מה שקרה ביום שישי האחרון. חלק מהמנות שהזמנת לאירוע לא נכללו במשלוח — וזה כשל שלנו, בלי תירוצים.

הבנו שהדבר פגע ביום המיוחד שלך, וזה לא מקובל עלינו.

מאז הארוע הכנסנו בקרת איכות לכל הזמנה מעל 30 מנות, כך שדבר כזה לא יחזור.

כחתימה, אשמח להזמין אותך ואת בן/בת הזוג לארוחה זוגית מלאה על חשבוננו — בכל מועד שנוח לך.

פנה/י אליי ישירות לתיאום.

בהוקרה ובצער,
יוסי לוי, קייטרינג יוסי

🔧 וריאציות

התנצלות להפרעת שירות לכלל הלקוחות

מייל / עדכון לרשימת תפוצה כשהייתה תקלה שהשפיעה על כולם.

אתה כותב מיילים עסקיים בעברית. כתוב מייל התנצלות מטעם [שם_העסק] ללקוחות הרשימה על הפרעת שירות שהתרחשה ב-[תאריך_או_תקופה].

מה קרה: [תיאור_הטעות]. מה תוקן: [מה_תוקן]. פיצוי: [פיצוי].

המייל מיועד לרשימת תפוצה — כתוב בגוף רבים, שמור על טון כן ומקצועי, לא יותר מ-150 מילים.

התנצלות קצרה בוואטסאפ

הודעה קצרה ואישית לוואטסאפ — לא מייל פורמלי.

כתוב הודעת וואטסאפ קצרה (3–4 שורות) מ[שם_העסק] ל[שם_הלקוח] שמתנצלת על [תיאור_הטעות].

כנה, קצר, ישיר. אם יש פיצוי — ציין אותו. לא פורמלי מדי — שירות לקוחות ישראלי אמיתי.

💎 טיפים מתקדמים

1.מלה אחת אסורה: 'אם'. 'אם נגרמה אי-נוחות' — לא התנצלות. תפתח ב'אנחנו מצטערים על'.
2.הסבר מה תיקנת לעתיד — זה מה שמשדר שינוי אמיתי, לא רק מלים.
3.אל תכניס יותר מדי פרטים טכניים — לקוח רוצה להרגיש, לא להבין את מערכת הלוגיסטיקה.
4.פיצוי קטן שמגיע ללא שאלות שווה יותר מפיצוי גדול שדורש טפסים.
5.שלח תוך 24 שעות מהאירוע — ההתנצלות המהירה מרגישה כנה; המאוחרת נראית לחוצה מלחץ.