פרומפט למענה לבקשת החזר כספי

בקשת החזר כספי היא אחד הרגעים הרגישים ביותר בניהול עסק. הפרומפט יוצר מענה שמטפל בבקשה בצורה ברורה — בין אם מאשרים, מציעים פיצוי חלופי או מסרבים — תוך שמירה על מקצועיות, חמימות ומניעת אבדן לקוח מיותר.

🏷️ החזר כספי🏷️ שירות לקוחות🏷️ מדיניות החזרות🏷️ מענה ללקוח🏷️ תקשורת עסקית⏱️ 2 דקות📈 מתחילים

📋 הפרומפט

אתה מומחה לשירות לקוחות עסקי בעברית, בקיא בניהול בקשות החזר כספי.

כתוב מענה מקצועי לבקשת החזר כספי מטעם [שם_העסק].

פרטי הבקשה:
- שם הלקוח: [שם_הלקוח]
- מוצר/שירות שנרכש: [שם_המוצר_או_השירות]
- סכום ששולם: [סכום]
- סיבת הבקשה: [סיבת_הבקשה]
- תגובת העסק: [תגובה: מאשרים החזר מלא / מאשרים החזר חלקי של [סכום_חלקי] / מציעים זיכוי חנות / מסרבים בנימוס]
- מדיניות ההחזרות של העסק: [מדיניות]

המענה צריך:
1. אישור קבלת הבקשה ותודה על הפנייה
2. הצגה ברורה של ההחלטה
3. הסבר קצר ומכבד להחלטה
4. הצעד הבא המעשי (מה הלקוח צריך לעשות / מה קורה עכשיו)
5. סיום חם ששומר על הקשר

טון: אמפתי, מקצועי, ישיר. עברית תקנית. אורך: עד 160 מילים.

▶️ פתח ב-Claude

🔤 המשתנים שצריך להחליף

משתנה	מה למלא	דוגמה
[שם_העסק]	שם העסק שלך *	שטיחי אורנמנט בע"מ
[שם_הלקוח]	שם הלקוח *	אבי שמש
[שם_המוצר_או_השירות]	מה הלקוח רכש *	שטיח ברברי 160x230
[סכום]	הסכום המקורי ששולם *	1,800 ₪
[סיבת_הבקשה]	מדוע הלקוח מבקש החזר *	המוצר לא תאם את התיאור באתר
[תגובה]	מאשרים / חלקי / זיכוי / מסרבים *	מאשרים החזר מלא
[סכום_חלקי]	סכום החזר חלקי אם רלוונטי	900 ₪
[מדיניות]	מדיניות ההחזרות של העסק	החזר תוך 14 יום מהרכישה

📝 איך להשתמש

בחר את 'תגובה' לפי מדיניות העסק שלך. אם הלקוח צודק — אשר מלא ושמור על הלקוח. אם מסרבים, ודא שיש הסבר ענייני ומדיניות כתובה שאפשר להפנות אליה.

💡 דוגמה לפלט

נושא: בקשת ההחזר שלך — אישור ופרטים

שלום אבי,

תודה על פנייתך. קיבלנו את בקשת ההחזר לגבי שטיח ברברי 160x230 ואנחנו מצטערים שהמוצר לא עמד בציפיות שלך.

לאחר בדיקת הפנייה, אנחנו שמחים לאשר החזר כספי מלא של 1,800 ₪.

הסכום יוחזר לכרטיס האשראי שבוצעה בו הרכישה תוך 5–7 ימי עסקים. אנא תאם איתנו נוחות לאיסוף המוצר בחזרה.

מקווים לראות אותך שוב — ולהפעם למצוא את השטיח המושלם עבורך.

בברכה,
שטיחי אורנמנט

🔧 וריאציות

סירוב מנומס עם הצעת זיכוי

כשאין אפשרות להחזר כספי — הצעת זיכוי חנות ששומרת על הלקוח.

אתה מומחה לשירות לקוחות. כתוב מענה מנומס לבקשת החזר כספי של [שם_הלקוח] עבור [שם_המוצר_או_השירות] בסך [סכום], מטעם [שם_העסק].

העסק לא יכול לאשר החזר כספי (סיבה: [מדיניות]), אך מציע זיכוי חנות בסכום מלא.
המענה צריך: להסביר בעדינות, להציג את הזיכוי כהטבה אמיתית, ולהזמין לשוב. עד 140 מילים. עברית תקנית.

מענה להחזר חלקי עם הסבר

כשמאשרים רק חלק מהסכום — הסבר שקוף שמפחית חיכוך.

כתוב מענה לבקשת החזר של [שם_הלקוח] על [שם_המוצר_או_השירות] בסך [סכום], מטעם [שם_העסק].

העסק מאשר החזר חלקי של [סכום_חלקי] מהסיבה הבאה: [סיבת_הבקשה].
הסבר בצורה שקופה מדוע ההחזר חלקי, הצג את הצעד הבא, ומזם את הלקוח להמשיך את הקשר. עד 160 מילים. אמפתי ומקצועי.

💎 טיפים מתקדמים

1.החלטת לאשר? כתוב את זה בשורה הראשונה — לקוח לא צריך לחפש את הבשורה הטובה.
2.מסרבים? ספק תמיד חלופה — זיכוי חנות, שירות תיקון, התאמה. סירוב עירום מאבד לקוח.
3.ציין ציר זמן ברור ('תוך 5–7 ימי עסקים') — עמימות מייצרת מיילים נוספים.
4.בקש מ-Claude לכתוב גרסה נוספת שמציעה שיחת טלפון — לעיתים שיחה קצרה חוסכת החזר.
5.שמור את המדיניות בקובץ — Claude יוכל לשלב אותה בכל מענה עתידי באופן עקבי.