פרומפט לבניית צ'קליסט לתהליך
תהליכים עסקיים חוזרים שלא תועדו הם מקור קבוע לטעויות, עיכובים ואי-עקביות — במיוחד בעסקים קטנים שמסתמכים על זיכרון ולא על מערכות. הפרומפט הזה הופך כל תהליך חוזר לצ'קליסט פרקטי שאפשר להשתמש בו מיד: אתה מתאר את התהליך כפי שאתה מכיר אותו (גם אם לא מסודר), Claude מארגן אותו לצ'קליסט שלבי עם הוראות ברורות, זמנים מוערכים, ומי אחראי לכל שלב. מתאים לעסקים קטנים ויועצים שרוצים להפוך את ה-'איך אני עושה את זה' שנמצא בראשם למסמך שאפשר להעביר לעוזר, לשכפל ולשפר.
📋 הפרומפט
אתה יועץ תהליכים ותפעול שמסייע לעסקים קטנים להפוך ידע ראשי לצ'קליסטים שמישים. עזור לי לבנות צ'קליסט מסודר לתהליך שאני עושה שוב ושוב. שם התהליך: [שם_תהליך] מטרת התהליך (מה הוא משיג): [מטרת_תהליך] תיאור התהליך כפי שאתה עושה אותו (לא צריך מסודר): [תיאור_תהליך] מי מבצע את התהליך: [מבצע_תהליך] כמה זמן לוקח התהליך בדרך כלל: [זמן_כולל] כלים / מערכות שנמצאים בשימוש: [כלים] נקודות כשל נפוצות — מה נוטה להשתבש: [נקודות_כשל] בנה צ'קליסט מקצועי במבנה הבא: 1. **כותרת וסקירה** — שם התהליך, מטרתו, מי מבצע, ומתי מפעילים אותו. 2. **שלבי הצ'קליסט** — לכל שלב: - [ ] תיאור פעולה ספציפית (פועל + מה עושים) - אחראי (אם יש כמה אנשים) - זמן משוער לשלב זה - כלי / מערכת שנדרשת - הערות / הוראות ספציפיות (אם רלוונטי) 3. **נקודות בקרה (Checkpoints)** — שלבי גיוש שחייבים לאמת לפני שממשיכים. סמן אותם ב-⚠️. 4. **מה עושים אם משהו נתקע** — לפחות 2-3 תרחישי כשל נפוצים עם הנחיות לפתרון. 5. **רשימת חומרים / תשומות** — כל מה שצריך להכין לפני שמתחילים. 6. **הגדרת 'Done'** — מה המצב שמגדיר שהתהליך הסתיים בהצלחה? כללים: - כל פעולה בצ'קליסט מנוסחת כפועל ממשי: לשלוח, לבדוק, לאשר, להעלות — לא 'לוודא שהכל בסדר'. - אם שלב דורש יותר מ-5 דקות — פרק אותו לתת-שלבים. - ציין כוכבית (*) על שלבים שנוטים להישכח בפועל (לפי נקודות הכשל שהזכרתי). - עברית פשוטה ומעשית — אין צורך בז'רגון.
🔤 המשתנים שצריך להחליף
| משתנה | מה למלא | דוגמה |
|---|---|---|
| [שם_תהליך] | שם התהליך שרוצים לתעד * | קליטת לקוח חדש |
| [מטרת_תהליך] | מה התהליך הזה משיג, מה ה-outcome שלו * | לוודא שכל לקוח חדש מתחיל את הקשר איתנו בצורה מסודרת, עם כל הפרטים, הציפיות והגישות הנדרשות |
| [תיאור_תהליך] | תאר את התהליך כפי שאתה עושה אותו — לא צריך מסודר * | בדרך כלל אני שולח ברוך הבא, אחר כך מבקש פרטים, יוצר תיקייה בדרייב, שולח הסכם, מוסיף ליומן, שולח פגישת קיק-אוף. לפעמים שוכח לשלוח את שאלון הצרכים לפני הקיק-אוף. |
| [מבצע_תהליך] | מי עושה את התהליך — אתה, עוזר, מישהו אחר * | אני + עוזרת אדמיניסטרטיבית |
| [זמן_כולל] | כמה זמן לוקח התהליך מתחילה לסיום בדרך כלל | 40-60 דקות פרוסות על 2 ימים |
| [כלים] | כלים ומערכות שנמצאים בשימוש בתהליך | Gmail, Google Drive, Notion, DocuSign, Google Calendar |
| [נקודות_כשל] | מה נוטה להשתבש או להישכח בתהליך הזה | שוכח לשלוח שאלון צרכים, לפעמים הלקוח לא חותם על ההסכם בזמן, לא מוסיף ל-CRM |
📝 איך להשתמש
תאר את התהליך כפי שאתה עושה אותו — אפילו בצורה מבולגנת. Claude ייבנה ממנו צ'קליסט מסודר. הוסף את נקודות הכשל שאתה מכיר מניסיון — הן הדבר הכי ערכי לצ'קליסט טוב, כי Claude יסמן אותן ויוסיף אזהרות. אחרי שקיבלת את הצ'קליסט, הדפס או שמור ב-Notion, ב-Google Docs או בכל כלי שאתה עובד איתו. השתמש בו 5-10 פעמים ואחר כך חזור אליו: מה תמיד מדלגים? מה לא רלוונטי? עדכן ותשפר. צ'קליסט טוב הוא כזה שמשתפר עם הזמן.
💡 דוגמה לפלט
# צ'קליסט קליטת לקוח חדש **מטרה:** להעביר כל לקוח חדש מ-'כן סגרנו' למצב 'מוכן לעבודה' בצורה מסודרת **מבצע:** בעל העסק + עוזרת | **זמן כולל משוער:** 45-60 דקות על פני 2 ימים --- ## לפני שמתחילים — חומרים נדרשים - [ ] מייל הלקוח, טלפון, שם חברה, מספר ח.פ. - [ ] הסכם / חוזה מוכן (תבנית בגוגל דרייב) - [ ] גישה ל-CRM, Notion, Google Drive, Google Calendar --- ## שלב 1: יצירת סביבת עבודה (10 דקות) | | פעולה | אחראי | זמן | כלי | |--|-------|--------|-----|-----| | [ ] | ליצור תיקייה ב-Google Drive בשם: "לקוח — [שם] — [שנה]" | עוזרת | 2 דק' | Drive | | [ ] | ליצור כרטיס לקוח ב-CRM עם כל הפרטים | עוזרת | 5 דק' | CRM | | [ ] ⭐* | לפתוח דף לקוח ב-Notion עם תבנית הקליטה | עוזרת | 3 דק' | Notion | --- ## שלב 2: שליחת ברוך הבא + הסכם (15 דקות) | | פעולה | אחראי | זמן | כלי | |--|-------|--------|-----|-----| | [ ] | לשלוח מייל ברוך הבא עם תבנית קבועה | בעל העסק | 5 דק' | Gmail | | [ ] ⚠️ | לשלוח הסכם לחתימה דיגיטלית | בעל העסק | 3 דק' | DocuSign | | [ ] ⭐* | לשלוח שאלון צרכים ראשוני (Google Form) | בעל העסק | 2 דק' | Gmail | *נוטה להישכח — הוסף תזכורת ביומן 24 שעות מראש. --- ## ⚠️ Checkpoint 1: לא ממשיכים לשלב 3 לפני: - [ ] ההסכם נחתם ✅ - [ ] שאלון הצרכים מולא על ידי הלקוח ✅ --- ## שלב 3: פגישת קיק-אוף (20 דקות הכנה) | | פעולה | אחראי | זמן | כלי | |--|-------|--------|-----|-----| | [ ] | לקבוע פגישת קיק-אוף — לשלוח 3 חלונות זמן | בעל העסק | 2 דק' | Calendar | | [ ] | לקרוא את שאלון הצרכים ולהכין 3 שאלות | בעל העסק | 15 דק' | Notion | | [ ] | להכין סדר יום לפגישה ולשלוח ללקוח 24 שעות מראש | בעל העסק | 5 דק' | Gmail | --- ## מה עושים כשמשהו נתקע **הלקוח לא חתם על ההסכם אחרי 48 שעות:** → לשלוח תזכורת אנושית (לא אוטומטית), לבדוק אם יש שאלות. **הלקוח לא מילא את שאלון הצרכים:** → לקיים פגישת קיק-אוף בכל זאת, אבל להקדיש 10 דקות ראשונות לשאלות מהשאלון. **הלקוח לא מגיב בכלל אחרי 5 ימים:** → שיחת טלפון קצרה לבדוק שהכל בסדר — לפעמים המייל נפל לספאם. --- ## הגדרת 'Done' — הקליטה הסתיימה כאשר: - ✅ הסכם חתום ב-DocuSign - ✅ כרטיס לקוח ב-CRM מלא ומעודכן - ✅ פגישת קיק-אוף התקיימה - ✅ תיקיית הלקוח ב-Drive מסודרת - ✅ הלקוח קיבל גישה לכל מה שהוסכם
🔧 וריאציות
צ'קליסט פתיחת/סגירת יום עסקי
גרסה לשגרה יומית — רשימה של 5-10 פעולות לפתיחה וסגירה סדורה של יום עבודה.
אתה יועץ פרודוקטיביות שמסייע לאנשים לבנות שגרות יומיות מסודרות. בנה לי צ'קליסט פתיחת יום וסגירת יום לעסק שלי. סוג העסק / תפקידי: [תפקיד_עסק] מה חשוב לי לבדוק כל בוקר: [בדיקות_בוקר] מה חשוב לי לסגור כל ערב: [סגירות_ערב] כלים שאני משתמש בהם: [כלים] צור שני צ'קליסטים: **צ'קליסט פתיחת יום (מקסימום 8 פריטים, 15 דקות):** [ ] ... (כל פריט: פעולה + זמן + כלי) **צ'קליסט סגירת יום (מקסימום 6 פריטים, 10 דקות):** [ ] ... (כל פריט: פעולה + זמן + כלי) כלל: הצ'קליסט כולל רק מה שממש צריך לקרות כל יום. לא wishlist — routine.
צ'קליסט ביקורת איכות לתוצר
גרסה לבדיקת תוצרים לפני מסירה ללקוח — מונעת שגיאות ועלויות תיקון.
אתה מומחה QA ואיכות שמסייע לעסקים קטנים לבנות תהליכי בדיקה לפני מסירה. בנה לי צ'קליסט בדיקת איכות לתוצר שאני מוסר ללקוחות. סוג התוצר שאני מוסר: [סוג_תוצר] מה נוטה להיות לא מדויק / חסר: [בעיות_נפוצות] מי הלקוח ומה הרגישות שלו לטעויות: [פרופיל_לקוח] כמה זמן יש לי לבדיקה לפני מסירה: [זמן_בדיקה] בנה צ'קליסט QA עם: 1. שלב 1: בדיקות תוכן (דיוק, שלמות, עדכניות) 2. שלב 2: בדיקות פורמט (עיצוב, שמות קבצים, גרסה) 3. שלב 3: בדיקות ציפיות (האם עונה על מה שהתבקש?) 4. ⚠️ Checkpoint: חתימה עצמית לפני שליחה 5. פעולת מסירה — איך שולחים, מה מציינים במייל הלוואי כל פריט: [ ] פעולה | זמן | מה בודקים ספציפית
💎 טיפים מתקדמים
- 1.תיאור לא מסודר עובד נפלא — אפשר לדבר את התהליך בקול רם ולהדביק את התמלול. לפעמים תיאור ספונטני מלכוד פרטים חשובים שתיאור מסודר מפספס.
- 2.הוסף 'נקודות כשל' ממה שקרה לך בפועל — לא ממה שאתה חושב שעלול להיכשל. זו ההבדל בין צ'קליסט תיאורטי לצ'קליסט שמציל חיים.
- 3.Checkpoint אחד לפחות בכל תהליך ארוך — נקודה שבה בודקים שכל מה שהיה לפניה הושלם לפני שממשיכים. זה מונע ביצוע עבודה לשווא על בסיס חסר.
- 4.אחרי שהצ'קליסט מוכן — בצע אותו פעם אחת ותיעד כמה זמן לקח כל שלב ריאלית. עדכן את ההערכות. צ'קליסט עם זמנים ריאליים הוא כלי תכנון.
- 5.שתף את הצ'קליסט עם מי שמבצע אותו ובקש משוב אחרי השימוש הראשון. הם תמיד מוצאים שלבים שחסרים או לא ברורים.
אהבת את הפרומפט הזה?
בלעבוד חכם יותר עם Claude תלמד לבנות פרומפטים כאלה בעצמך — מותאמים בדיוק לעבודה ולעסק שלך.
לפרטים על לעבוד חכם יותר עם Claude ←📚 פרומפטים קשורים
פרומפט לכתיבת נוהל עבודה (SOP)
הופך תהליך עבודה שקיים רק בראש שלך לנוהל מסודר (SOP): מטרה, אחראים, שלבים ברורים לפי סדר, כלים נדרשים ונקודות בקרה — כדי שאפשר יהיה להאציל ולשמר ידע בעסק.
פרומפט לתכנון שבוע עבודה ותעדוף משימות
הופך רשימת משימות מבולגנת לתוכנית שבועית מתועדפת: חלוקה לפי דחיפות וחשיבות (מטריצת אייזנהאואר), פיזור המשימות על ימי השבוע, זיהוי ה-Big Rocks והמלצות על מה לדחות ומה לאצול.
פרומפט לסיכום ישיבה למשימות ברורות
הופך הערות או תמלול גולמי מישיבה לסיכום מסודר: החלטות מרכזיות ורשימת משימות עם אחראי ותאריך יעד לכל אחת.
פרומפט לסיכום טקסט ארוך לנקודות
הופך מסמך, מאמר או חוזה ארוך לסיכום ממוקד: נקודות עיקריות, מסקנות ופעולות נדרשות — באורך ובסגנון שאתה בוחר.
פרומפט לתעדוף משימות יומי
הופך את ערימת המשימות של הבוקר לתוכנית יום ממוקדת: זיהוי המשימה האחת שחייבת לקרות, סידור שאר המשימות לפי עדיפות ריאלית, ובלוק זמן לכל אחת.
פרומפט לתיעוד החלטה מסודר
הופך החלטה עסקית שסיכמת בראש לתיעוד מסודר: ההקשר, האלטרנטיבות שנשקלו, הנימוקים, הסיכונים, ומי הוחלט מה — כך שאפשר לחזור אליה גם בעוד שנה.